Publikacja na zamówienie
Delegacje pracownicze oraz zasady ich wypłacania zostały przedstawione w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Z tego rozporządzenia bezpośrednio wynika, że każdy wyjazd służbowy delegowanego pracownika wiąże się z obowiązkiem wypłacenia mu przez pracodawcę należności za dietę, a jeżeli pracownik odbywał nocleg poza miejscem stałego lub czasowego zamieszkania – również ryczałt za nocleg.
Podstawa prawna do wypłacenia delegacji i noclegów dla kierowcy wynika wprost z rozporządzenia
Zgodnie z obowiązującym prawem każda krajowa podróż służbowa pracownika trwająca więcej niż 8 godzin kwalifikuje się do wypłacenia należności za dietę – 50% (dla podróży trwających od 8 do 12 godzin) oraz 100% dla podróży trwających powyżej 12 godzin. Sytuacja zmienia się odrobinę, gdy podróż trwa dłużej niż dobę, wówczas za każde rozpoczęte, ale nieukończone 24 godziny kierowca otrzymuje 50% (do 8 godzin) lub 100% (powyżej 8 godzin) przewidzianej w rozporządzeniu stawki diety. W przypadku delegacji zagranicznych zasady są delikatnie różne, bo za podróż trwającą do 8 godzin kierowca otrzyma 1/3 diety, za podróż w przedziale 8-12 godzin otrzyma 50%, a powyżej 12 godzin – 100% należnej diety. Wysokości stawek zostały opracowane w załączniku do rozporządzenia i od 2013 roku nie uległy zmianie.
Rozliczanie delegacji zagranicznych i krajowych w systemie monitoringu GPS
Niektóre platformy do zarządzania flotą posiadają funkcjonalność rozliczania delegacji pracowniczych bezpośrednio na podstawie danych z programu GPS. Zapis przebytej trasy może zostać wyeksportowany również do zewnętrznych programów, takich jak 4Trans lub ENOVA.
Rys. 1 Fragment przebiegu przykładowego wyjazdu w systemie GPS, który zostanie rozliczony w ramach delegacji.
Platforma do rozliczania diet umożliwia wykorzystanie danych lokalizacyjnych z pojazdu, a więc tak naprawdę datę i godzinę następujących zdarzeń:
– wyjazd z bazy, a więc rozpoczęcie delegacji krajowej,
– wyjazd z Polski, a więc rozpoczęcie delegacji zagranicznej,
– przekraczanie poszczególnych granic między odwiedzanymi państwami,
– powrót do Polski, a więc zakończenie delegacji zagranicznej,
– powrót do bazy kończący delegacje krajową.
Rozliczanie delegacji zagranicznej jest możliwe nawet wtedy, gdy dane GPS są niekompletne lub nie ma ich wcale!
Rewolucyjna funkcjonalność platformy do zarządzania flotą pozwala na rozliczenie delegacji zagranicznej lub krajowej nawet wtedy, gdy z pojazdu nie napłynęły żadne dane lokalizacyjne. Szerokie możliwości edycyjne panelu delegacji sprawiają, że może być używany w każdym przypadku. Wystarczy jedynie wprowadzić brakujące czasy przekroczenia granic, by system obliczył należność do wypłacenia kierowcy. Naliczanie delegacji odbywa się według stawki kraju docelowego, stawki kraju pobytu lub własnej, ustalonej przez przedsiębiorstwo w ramach wewnątrzzakładowego źródła prawa, stawki diety. Może to być na przykład opisane regulaminem miejsca pracy.
Bogate opcje eksportowe umożliwiają dalsze przetwarzanie delegacji w profesjonalnych programach księgowo-płacowych
Eksport danych o przekraczaniu granic wiąże się z całą gamą udogodnień dla osoby rozliczającej delegacje w dedykowanym programie księgowym. Z aplikacji do śledzenia pojazdów można wyeksportować specjalne szablony delegacji, które zawierają niezbędne informacje pozwalające rozliczyć delegację w takich programach księgowych, z jakich korzysta całe przedsiębiorstwo. To bardzo wygodna forma rozliczania delegacji, ponieważ w 99,9% przypadków, gdy dane lokalizacyjne z pojazdu są kompletne, rozliczenie delegacji dla kilkudziesięciu kierowców to kwestia kilkunastu minut. Po wyeksportowaniu delegacji do zewnętrznych programów można bezpośrednio w nich kontynuować rozliczanie. Na tym etapie pojawia się kolejne udogodnienie dla osoby rozliczającej delegacje, ponieważ nie musi ręcznie wprowadzać niezbędnych do rozliczenia danych.
Aplikacja do zarządzania flotą uwzględnia wszystko, co potrzebne jest do prawidłowego rozliczania delegacji
Jak powszechnie wiadomo, odbycie delegacji zagranicznej wiąże się z wypisaniem polecenia oraz rozliczenia wyjazdu służbowego. Aby zapewnić kompleksową obsługę rozliczania delegacji zagranicznych i krajowych ta funkcja również została wbudowana w platformy monitoringu GPS. Mówiąc krótko, użytkownik może wygenerować delegację na podstawie przebytej trasy, a system automatycznie stworzy dla niego formularze z wymaganymi polami do wydruku. Ważne jest również, by wspomnieć o polach przeznaczonych na rozliczenie kosztów. Formularze delegacji posiadają również rubryki, w których zawarte są zaliczki, zwroty kosztu przejazdu transportem publicznym, noclegi oraz inne wydatki według rachunków przedstawionych przez kierowcę. W elektronicznej wersji formularza znajduje się również automatyczny przelicznik kursów walut, w którym możemy od razu poznać pełną kwotę do wypłaty kierowcy, razem z noclegami i zwrotem poniesionych kosztów.
Szybkie filtrowanie delegacji pozwala znaleźć konkretny wyjazd
Im więcej kierowców znajduje zatrudnienie w danej firmie, tym więcej dokumentów księgowych przez nią przepływa. Ta sama zasada tyczy się delegacji pracowniczych, które obowiązkowo należy rozliczyć, a należność wypłacić kierowcy. Aby sprawnie poruszać się w gąszczu dokumentów użytkownicy mogą korzystać z bogatych filtrów. Dzięki nim, na liście delegacji pojawią się dokumenty związane z wybranymi kierowcami, pojazdami lub o określonych statusach, np. zlecona, rozliczona lub wyeksportowana. To ułatwia znalezienie konkretnego dokumentu w maksymalnie szybkim czasie. Filtry pozwalają też prześledzić, czy wszystkie wyjazdy pracowników zostały rozliczone i wprowadzone do systemu. Zgodnie z prawem kierowca musi mieć przy sobie wszystkie urlopówki, czyli dokumenty potwierdzające, że brak aktywności na jego karcie kierowcy jest poparty czasem wolnym. Podczas kontroli, służby sprawdzają czy treść zawarta na urlopówkach pokrywa się z zapisem aktywności na karcie kierowcy. Wszelkie niezgodności skutkują karą, od której później można się odwołać, jednak jest to czasochłonne i zbyteczne. Dlatego właśnie ważne jest, aby przestrzegać tej zasady i wszystkie okresy, w których kierowca nie ma wypisanej delegacji były opatrzone wypisem urlopowym.
Rys.2 Gotowy do rozliczenia formularz delegacji zagranicznych.
Po więcej szczegółów dotyczących modułu do rozliczania delegacji zapraszamy do odwiedzenia naszej strony internetowej – www.navifleet.pl lub kontaktu telefonicznego 18 533 11 30. Zapraszamy również do odwiedzenia naszej strony na Facebooku, tam znajdziecie aktualne informacje na temat nowości w branży monitoringu GPS i sposobów wykorzystania go w firmie.
