Maleńki Luksemburg, podążając za przykładem swoich znacznie większych sąsiadów – Francji i Niemiec, wprowadził płacę minimalną oraz obowiązek zgłaszania delegowanych pracowników.
W tym celu Ministerstwo pracy i górnictwa przygotowało platformę e-Detachment, dzięki której można dokonać rejestracji i zgłoszenia planowanych delegacji on-line. Platforma jest znacznie rozbudowana, w związku z tym postanowiliśmy przygotować dla Państwa mini-przewodnik opierając się głównie na instrukcji obsługi platformy dostępnej w języku francuskim. Warto zwrócić uwagę, że platforma nie jest przygotowana stricte pod branżę transportową i pracowników mobilnych, dlatego mamy nadzieję, że Ministerstwo jak najszybciej zwróci na to uwagę, prezentując dogodniejszy sposób zgłaszania pracowników mobilnych, tudzież w ogóle zniesie taki obowiązek dla branży transportowej. Na stronie Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Brukseli (jednostka odpowiada za wsparcie polskich przedsiębiorców również na terenie Luksemburga) pojawiła się nawet informacja, że przepisy dotyczące delegowania nie dotyczą transportu, jednak została ona bardzo szybko zdementowana i usunięta.
UWAGA: Należy pamiętać, aby zgłaszać delegację każdorazowo – przed rozpoczęciem pracy (załadunku/rozładunku) na terenie Luksemburga.
Standardowo – zgłaszamy jedynie przewozy międzynarodowe oraz kabotaż. Tranzyt jest wyłączony.
1. REJESTRACJA I LOGOWANIE
– platforma e-Detachment dostępna jest pod adresem: https://guichet.itm.lu/edetach/
– wybieramy język – angielski/niemiecki/francuski (dla potrzeb niniejszej instrukcji będziemy posługiwać się językiem angielskim)
– klikamy „Register”
– wypełniamy formularz podając następujące dane. Należy pamiętać, że pola oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe.
- nazwisko
- imię
- wybieramy kraj
- telefon
- telefon nr 2
- adres e-mail
- powtarzamy adres e-mail
- hasło (hasło musi zawierać co najmniej jeden numer oraz składać się z od 7 do 15 znaków. Należy unikać sekwencji cyfr i liter – to znaczy, liczb w porządku rosnącym lub malejącym, a także liter w kolejności alfabetycznej)
- powtarzamy hasło
– wpisujemy kod potwierdzający
– klikamy „Register”
– platforma automatycznie generuje login. W naszym przypadku jest to mkyhg80
– potwierdzenie otrzymujemy również na podany adres mailowy…
– klikamy w otrzymany link i zostajemy przekierowani na stronę logowania. Należy pamiętać, że link ważny jest tylko 30 dni od pierwszej rejestracji
– wpisujemy wprowadzone w trakcie rejestracji hasło…
– klikamy „Confirm”
– zostajemy przekierowani na platformę e-Detachment…
2. REJESTRACJA FIRMY
– klikamy w zielony krzyżyk „NEW COMPANY”
– wypełniamy formularz (nie używamy polskich znaków):
- nazwa firmy
- forma prawna
- NIP
- Kod NACE – wprowadzamy kod 41 : Freight transport by road
- ulica
- numer lokalu
- kod pocztowy
- miasto
- państwo
- imię i nazwisko osoby decyzyjnej (najlepiej tej, która wskazana jest w licencji transportowej)
- stanowisko
- telefon
- adres e-mail
– pomijamy rubryki dotyczące luksemburskiego numeru VAT oraz zaświadczenia z Generalnej Dyrekcji MŚP i Przedsiębiorczości, ponieważ nie dotyczą one usług transportowych
– klikamy „Save” – nasza firma została zapisana na platformie
3.REJESTRACJA PRACOWNIKA – dane podstawowe
– pod utworzoną firmą pojawi się zielony krzyżyk, który umożliwi dodanie pracownika delegowanego
– klikamy „New emploee”
– pojawi się karta, w której należy uzupełnić podstawowe dane delegowanego pracownika:
- nazwisko
- imię
- płeć
- data urodzenia (w formacie miesiąc/dzień/rok)
- PESEL
- kwalifikacje: driver – category C + E
- zlecone zadania : driver – category C + E
- wykonywanie zadania: driving – vehicle over 3.5 tonnes
- narodowość
– następnie OD RAZU przechodzimy do zakładki „Documents” – na górze w pasku i dodajemy wymagane dokumenty (po kliknięciu SAVE i zapisaniu profilu kierowcy nie ma już takiej możliwości)
4. REJESTRACJA PRACOWNIKA – dokumentacja
Po kliknięciu w zakładkę „Documents”. Wyświetli się lista dokumentów, które należy dodać, jednak Uwaga – obowiązkowo załączamy tylko te z „gwiazdką”, czyli:
- A1
- badanie profilaktyczne – wskazanie pracodawcy
- umowa o pracę
- świadectwo kwalifikacji lub w przypadku kierowców z państw trzecich – świadectwo kierowcy
Klikamy „Save” na dole strony. Nasz kierowca zostanie zapisany. Dół strony może się „schować”… Jeżeli nie widzimy dolnych przycisków, spróbujmy na chwilę zmniejszyć ekran wybierając „Ctrl -”
UWAGA: dokumenty powinny być przetłumaczone na język francuski lub niemiecki
5. ODZNAKA BADGE SOCIAL DLA PRACOWNIKA
Po zapisaniu danych kierowcy (klikamy Save), platforma umożliwi nam wygenerowanie specjalnej odznaki społecznej dla pracownika. Aby to zrobić wystarczy przejść do zakładki „General” i kliknąć:
a następnie zapisać i wydrukować certyfikat.
UWAGA: Dokument należy wręczyć kierowcy tuż przed rozpoczęciem okresu delegowania!
6. PRACOWNIK – rejestrowanie delegacji
Po zapisaniu danych pracownika oraz dokumentów, należy przejść do zarejestrowania delegacji. Pod utworzonym pracownikiem pojawi się kolejny zielony krzyżyk, który umożliwi dodanie delegacji:
– klikamy „New posting” i przechodzimy do wypełniania kolejnej karty:
- data początkowa okresu delegowania
- data końcowa okresu delegowania
(pojawi się informacja odnośnie do długości okresu delegowania w dniach)
- typ świadczonych usług: transport
– w następnych polach należy dodać informacje odnośnie do miejsca delegowania (miejsce załadunku/rozładunku towaru)
- kolejne pole „Construction site name” – nazwa budowy, z oczywistych powodów nie jest obligatoryjne. W tym miejscu można ewentualnie podać nazwę firmy, w której nastąpi załadunek/rozładunek towaru
- wpisujemy adres załadunku/rozładunku – ulica
- numer
- kod pocztowy
- miejscowość
– następnie za pomocą krzyżyka dodajemy pracowników, których zamierzamy delegować
- pojawi się lista, z której wybieramy pracownika/pracowników
- klikamy „Save”
– kolejny krok to podanie szczegółowych danych kontrahenta (firmy/osoby, która będzie nadawcą/odbiorcą towarów. Wybieramy zakładkę Worksowner/Contracting authority (na górze), klikamy +Add
- wybieramy typ odbiorcy usługi: osoba fizyczna/podmiot prawny/partner tymczasowy
- wskazujemy imię, nazwisko osoby odpowiedzialnej oraz formę prawną
- następnie wypełniamy dane adresowe kontrahenta – ulica, numer, kod pocztowy, miasto, państwo
- kolejny krok to podanie namiarów osoby kontaktowej – imię i nazwisko, sprawowana funkcja, numer telefonu
– kolejna zakładka – „Subcontractors” (na górze) dotyczy podwykonawców. Należy ją obowiązkowo wypełnić, jeśli korzystamy z usług podwykonawców, nasza firma jest podwykonawcą (należy wtedy wskazać dane firmy zamawiającej usługę) lub przypadku korzystania z usług pracowników tymczasowych.
8. PRACOWNIK – dodawanie dokumentacji miesięcznej
Dokumentację miesięczną możemy dodać zarówno z poziomu pracownika, jak i zgłoszonej delegacji. Platforma będzie wymagać od nas wgrania kart czasu pracy wskazujących początek, koniec i czas dziennego okresu delegowania, potwierdzeń wypłat wynagrodzenia oraz odcinków wypłat za cały okres delegacji (dokumenty wczytujemy tuż po zakończonej delegacji i po wypłacie wynagrodzenia). Stan dokumentacji oraz ewentualne braki możemy śledzić na bieżąco po kliknięciu:
Oczywiście wszystkie dokumenty powinny być przetłumaczone na język niemiecki bądź francuski.
8. STAWKI – PRZYPOMNIENIE
Na zakończenie warto przypomnieć aktualne stawki wynagrodzenia, które obowiązują na terenie Luksemburga:
– dla osób 18 lat + – bez kwalifikacji – 100% – 11,5525 EUR/godz,
– dla osób 18 lat + – wykwalifikowanych – 120% – 13,8630 EUR/godz.
Autorka: Adriana Kominowska
Kancelaria Prawna Viggen sp.j.
Niniejszy dokument podlega ochronie prawnej na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (ustawa z dnia 4 lutego 1994 r., Dz. U. 06.90.631 z późn. zm.)
