Tekst opublikowany na zamówienie
Wyniki osiągane przez firmy działające w branży transportowej wskazują na systematyczny rozwój przedsiębiorstw zajmujących się przewozem ładunków czy pasażerów. Świadczą o tym między innymi dane opublikowane przez Główny Urząd Statystyczny w raporcie “Transport – wyniki działalności w 2015 r.”.
Już na pierwszy rzut oka widać, że liczba przewożonych ładunków w samochodowym transporcie międzynarodowym systematycznie wzrasta od roku 2004, z niewielkim załamaniem w roku 2011. Tylko dziesięciu lat potrzeba było, aby ta liczba zwiększyła się o ponad 500%, co pokazuje dynamikę, z jaką rozwija się transport.
Coraz to większe liczby przewożonych ładunków zapewniają odczuwalny z roku na rok przychód, które wykazują firmy transportowe.
Optymistyczna wizja rozwoju branży powoduje, że wciąż wzrasta liczba osób zakładających firmy transportowe. Jest to o tyle łatwe, że wymagania formalnie nie są zbyt duże, a finansowanie zakupu floty może odbywać się za pomocą popularnego leasingu.
Chociaż z pozoru wydaje się, że firma transportowa może być dobrym pomysłem na biznes, to zanim przyniesie wymierne korzyści, właściciele takich przedsiębiorstw zmagać się muszą z licznymi problemami, które w mgnieniu oka mogą odwrócić świetny biznesplan w podupadającą firmę. Tym bardziej, że wyobrażenia wchodzących na rynek biznesmenów mogą znacząco różnić się od prawdziwej sytuacji w branży.
Bez względu na to, czy firma transportowa istnieje tylko kilka miesięcy, czy kilkanaście lat, istnieje wielkie prawdopodobieństwo, że będzie musiała uporać się z wieloma problemami. Ich skuteczne rozwiązanie zadecydować może o sukcesie lub jego braku. Spójrzmy na to, z jakimi najczęściej problemami zmagają się firmy transportowe, a następnie zastanówmy się nad rozwiązaniem.
Wyzwania dla firm transportowych
- Brak płynności finansowej
Brak płynności finansowej to chyba najczęściej pojawiający się problem w firmach transportowych. Niedotrzymanie terminów płatności przez kontrahentów może bardzo szybko zamienić świetnie prosperującą firmę transportową w zadłużonego bankruta.
Terminy płatności za wystawione po zleceniu faktury mogą sięgać od 30 do nawet 90 dni! Firmy transportowe muszą pokrywać koszty obsługi zlecenia (np. zakup paliwa, wynagrodzenie i dieta dla kierowcy) z własnej kieszeni. Kiedy realizowanych zleceń jest sporo, wspomniane wydatki sięgają bardzo dużych kwot. Natomiast brak realizowanych w terminie wpłat od kontrahentów może błyskawicznie wpędzić firmę transportową w długi.
Utrata płynności finansowej znacznie częściej może dotyczyć firm transportowych, które działają stosunkowo krótko. Początkowy kapitał szybko się kurczy, a brak wpłat od kontrahentów powoduje, że takie firmy przyjmują zlecenia po zaniżonych stawkach w zamian za krótsze okresy płatności. Wprawdzie pozwala to odzyskać płynność finansową, ale generuje kolejny problem, jakim jest zaniżanie stawek poniżej poziomu opłacalności ekonomicznej.
- Uszkodzenia floty i ładunków
Uszkodzenia aut i ładunków to jeden z poważniejszych problemów, które w ciągu całego “życia” przedsiębiorstwa rozwiązywać muszą menadżerowie czy osoby zarządzające.
Część takich uszkodzeń wynikać może z winy osób trzecich (np. wypadek komunikacyjny, działania rabunkowe, wandalizm, ale także naruszenia po stronie nadawcy ładunku jak braki w dokumentacji czy niewłaściwy stan przesyłki).
Najczęściej w takim wypadku firma transportowa nie ponosi odpowiedzialności, chociaż wiele zależy od posiadanego ubezpieczenia i warunków umowy.
Uszkodzenie floty czy ładunków może być również wynikiem niedbalstwa, zaniedbania lub niewłaściwego wykonywania powierzonego zlecenia przez firmę transportową. To natomiast skutkować może karami czy koniecznym do wypłacenia odszkodowaniem, a te nie należą do najmniejszych.
- Problemy z organizacją pracy
Duża liczba zleceń na pewno cieszy właściciela firmy, ale od pracowników wymaga pracy i silnej koncentracji. Duża liczba zleceń to trudności z monitoringiem płatności. Ale przecież prócz kontroli nad finansami, trzeba rozdysponować wszystkie zlecenia, dopilnować by kierowca otrzymał wszystkie potrzebne informacje. Flotę należy śledzić za pomocą telematyk GPS. Przydałoby się również analizować (i przygotować) raporty, które wskażą czy dany samochód nie spala przypadkiem zbyt dużej ilości paliwa, sprawdzać jego rentowność.
Przy większej liczbie zleceń, ciężko również odnaleźć potrzebne “na już” dokumenty. Dla każdego zrealizowanego zlecenia trzeba wystawić fakturę, a często zdarza się tak, że kwoty na niej są przeliczane według różnych stawek VAT, ze względu na to, że zlecenie realizowana są na terenie różnych krajów i dla różnych kontrahentów.
Wyliczanka obowiązków i pracy, która piętrzy się z kolejnymi zleceniami, mogłaby trwać niemal w nieskończoność. Przedsiębiorstwo, które potrafi zdefiniować ten proces i odpowiednio nim zarządzać, ma znacznie większe szanse na sprawniejszą i efektywniejszą pracę.
- Wysokie koszty, zaniżone stawki
Firma działająca w branży transportowej może przynosić duże zyski i równie wysokie koszty. Leasing floty, wynagrodzenie i diety dla kierowców, pomoc prawników, obowiązkowe lub dodatkowe ubezpieczenia, obsługa księgowa, wciąż rosnące ceny paliwa, opłaty drogowe, bieżące naprawy samochodów to tylko nieliczne wydatki, z jakimi pogodzić się musi przedsiębiorca.
Biorąc pod uwagę dość dużą konkurencję cenową (np. ze strony krajów takich jak Rumunia, gdzie kraj dofinansowuje firmy transportowe), polscy przedsiębiorcy często muszą obniżać swoje stawki, balansując na krawędzi rentowności.
- Puste przewozy
Odwiecznym problemem firm transportowych są tak zwane puste przewozy. Kiedy samochód realizuje zlecenie, przewożąc ładunek z punktu A do B, to zarabia dla firmy pieniądze. Kiedy jednak wraca z punktu B do A, nie przewożąc żadnego ładunku, to jest to tak zwany pusty przewóz, który generuje koszty (m.in. paliwo, dieta i wynagrodzenie kierowcy) i nie przynosi przychodu dla firmy.
Doświadczenie, duża liczba kontrahentów, ale także wspomniane powyżej TMS pozwalają pracownikom zmniejszać liczbę pustych przewozów. Odpowiednie planowanie kolejnych zleceń, które minimalizują prawdopodobieństwo ich wystąpienia, to klucz do sukcesu dla przedsiębiorstw działających w branży transportowej.
- Nieefektywny monitoring płatności
Niewielka firma transportowa z łatwością kontroluje płatności pochodzące od kontrahentów, ponieważ tych jest niewiele. Jednak ogromne przedsiębiorstwo, które realizuje setki zleceń każdego miesiąca, z monitoringiem płatności nie poradzi już sobie tak łatwo. Bardzo trudno jest skutecznie kontrolować takie ilości płatności, tym bardziej że ich liczba kumuluje się z czasem, bo przecież pamiętać trzeba o 30 – 90 dniowym terminie płatności kontrahentów.
Część z firm zatrudnia do tego celu specjalistów, którzy zajmują się monitoringiem należności oraz ich windykacją. Istnieją również specjalne systemy, które robią to całkowicie automatycznie.
- Brak kierowców
Liczba osób gotowych do pracy jako zawodowy kierowca wprawdzie wzrasta, ale wciąż nie jest to wzrost pozwalający pokryć zapotrzebowanie zgłaszane przez firmy transportowe.
Część przedsiębiorstw otrzymuje więcej zleceń, niż jest w stanie realizować, ponieważ liczba zatrudnionych kierowców jest niewystarczająca. Jak wskazują badania i sygnały pochodzące od przedsiębiorców z branży transportowej, skala tego problemu z czasem coraz bardziej przybiera na sile.
- Nieprzestrzeganie czasu pracy kierowców
Punkt nierozerwalnie związany z problemem wymienionym w punkcie siódmym. Brak odpowiedniej liczby kierowców, natłok zleceń i krótki czas na ich realizację doprowadza do sytuacji, w której kierowcy nie przestrzegają czasu pracy. Jest to bardzo poważne naruszenie, które prócz wysokich kar i mandatów, jakie mogą zostać nałożone na przedsiębiorców, powoduje również zagrożenie życia i zdrowia pracowników.
- Brak TMS
Istnieją coraz lepsze, bardziej nowoczesne system zarządzania transportem (tak zwane TMS). Są to informatyczne rozwiązania technologiczne, które znacząco ułatwiają, usprawniają i przyspieszają pracę firm transportowych.
Część z działających firm transportowych jednak wciąż działa na archaicznych systemach lub korzysta z arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel. Takie rozwiązania są jednak skazane na porażkę. Brak efektywności, potrzebnej w tej branży szybkości podejmowanych decyzji, skutecznego monitoringu płatności, integracji pracy kilku oddziałów, wielu pracowników czy dokładnej kontroli floty to tylko wierzchołek góry lodowej problemów wynikających z braku takiego systemu. W pojedynku z konkurencją, która wykorzystuje nowoczesny TMS, takie przedsiębiorstwa nie mogą skutecznie rywalizować.
- Przepisy prawa – wymagania i problemy z ich interpretacją
Doskonałym przykładem problemów prawnych może być MiLoG, czyli ustawa zobowiązująca do płacenia stawki minimalnej dla kierowców pracujących na terenie Niemiec. Większość firm nie jest przekonana, czy robi to prawidłowo, mimo że od wprowadzenia ustawy minęło już dużo czasu. Za nieprzestrzeganie regulacji prawnych Niemiecki Urząd Celny może nałożyć potężne kary. Należy wspomnieć o tym, że kolejne kraje jak Włochy, Francja czy Węgry chcą wprowadzić stawki minimalne, co spowoduje dodatkowe komplikacje dla firm transportowych.
Problemy z interpretacją prawa mogą okazać się bardzo bolesne dla przedsiębiorstw działających w branży transportowej. Kosztowne konsultacje z prawnikami, a w przypadku braków dokumentacji, niewłaściwego rozliczania diet, czasu pracy, mogą zostać nałożone potężne mandaty.
Nawet niewłaściwie przygotowana i niekompletna dokumentacja zlecenia może spowodować, że kierowca utknie z ładunkiem na granicy, przez co nie zostanie on dostarczony na czas. To z kolei skutkuje karą umowną nałożoną przez zleceniodawcę.
Przedsiębiorcy muszą również śledzić dyrektywy Unii Europejskiej, które na przykład wskazują właściwe ilości emitowanego do środowiska CO2 przez samochody. Bardzo często takim kontrolom podlegają samochody ciężarowe, a za nieprzestrzeganie norm również grożą mandaty.
Jak widać, interpretacja przepisów prawa nie jest prosta, ale konieczna, by uniknąć kosztownych mandatów czy kar.
- Brak zleceń to szybki upadek
Jeden z najbardziej oczywistych problemów, jakie dotyczyć mogą szczególnie początkujące w branży firmy. Brak zleceń to prosta droga do bankructwa, bo mimo że takie koszty jak zakup paliwa nie są generowane, to przecież trzeba liczyć się z takimi wydatkami, jak wynagrodzenie kierowcy, leasing floty, wynajęcie biura, obsługa biura rachunkowego czy inne, mniejsze bądź większe koszty.
Firmy, które istnieją na rynku nieco dłużej, mają podpisane umowy na przewozy stałe, najczęściej z firmami produkcyjnymi, którzy zlecają systematyczne przewożenie określonego ładunku za z góry określoną kwotę.
Zlecenia można wyszukiwać również na specjalnych giełdach, a do najpopularniejszych należą Trans.eu oraz Timocom, czyli dwie wiodące w Europie giełdy ładunków i pojazdów.
- Przestarzałe pojazdy – mała efektywność ekonomiczna
Każdego roku posiadana przez przedsiębiorstwo flota staje się coraz to bardziej przestarzała, a tym samym bardziej kosztowna, mniej opłacalna. Starzejący się tabor generuje większe koszty, ponieważ starsza flota spala więcej paliwa, wymaga nakładów finansowych na bieżące naprawy czy zakupy nowych opon, części.
Dodatkowo Unia Europejska nakłada ściśle określone regulacje, które wymagają od przedsiębiorców dodatkowych inwestycji, tak by np. pojazd spełniał warunki dotyczące ilości emitowanego CO2.
To jednak nie jedyne koszty, bo przecież każdy pojazd wymaga regularnych badań technicznych czy opłacenia obowiązkowego ubezpieczenia.
Jak sobie poradzić z tymi problemami?
Na część z tych problemów (jak np. uszkodzenie floty przez osoby trzecie) przedsiębiorstwo nie ma wpływu, ale może się przed nimi zabezpieczać (np. wykupując ubezpieczenie).
Brak kierowców chętnych do pracy może być wynikiem mało atrakcyjnych warunków umowy, które oferuje się potencjalnym pracownikom.
Zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanej kadry pracowników z doświadczeniem może pomóc kontrolować i przestrzegać przepisów prawa czy wyszukiwać więcej zleceń.
Wciąż niedocenianym, a bardzo skutecznym narzędziem są systemy TMS. Dzięki temu, że dużą część pracy, która do tej pory musiała być wykonywana przez pracownika, TMS wykonuje automatycznie, pozwalaj oszczędzać czas i pieniądze. Program dla transportu FireTMS ma wiele zalet, które pozwalają rozwiązać istotne dla firm transportowych problemy, jak monitoring płatności, kontrola kosztów, organizacja pracy kilku oddziałów i wielu pracowników czy minimalizacja liczby pustych przewozów. Jest to najnowocześniejszy, bardzo intuicyjny program dostępny on-line, co oznacza, że możemy uruchomić go bez żadnych kosztów, w zaledwie kilka minut – wystarczy zarejestrować się na stronie www.firetms.com
Trudno byłoby wymienić wszystkie dostępne funkcje w tym programie, ale do najistotniejszych dla firm transportowych możemy zaliczyć:
- kontrola własnej floty (telematyki GPS, raporty),
- integracja z giełdami Trans.eu, Timocom,
- bezpłatna komunikacja SMS,
- uporządkowana dokumentacja firmy (szybki dostęp do potrzebnych informacji),
- prostota dodawania zleceń i wystawiania faktur,
- jest to jednolity system dla wszystkich działów przedsiębiorstwa.
Tylko we wrześniu zostając Klientem FireTMS możesz otrzymać nagrody – m.in. iPhone SE czy tablet Sony Galaxy – tutaj możesz dowiedzieć się więcej.
